La CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) est l’autorité de contrôle compétente pour contrôler, mettre en demeure ou sanctionner les organismes en matière de protection des données personnelles. Elle a précisé, dans sa charte de contrôle, les comportements attendus des personnes sollicitées durant les missions de contrôle de la CNIL, notamment répondre aux questions posées par les contrôleurs avec loyauté et coopérer avec les contrôleurs, communiquer les pièces et explications demandées dans des délais raisonnables et conserver une attitude neutre, professionnelle et courtoise pendant la durée du contrôle. Mais également, les principes applicables aux contrôleurs de la CNIL lors du contrôle. Jurisconforme fait le point de ces principes.
Respecter un principe de proportionnalité et de minimisation des données transmises
Sans nuire aux constatations opérées lors de la mission de contrôle, les contrôleurs veillent à respecter les contraintes opérationnelles, techniques et professionnelles des organismes contrôlés. Les pièces collectées doivent servir strictement aux fins de l’objet de la mission décidé par la présidente de la CNIL et porté dans la décision de contrôle. Les contrôleurs veillent à minimiser les données collectées en contrôle, que celles-ci soient des données personnelles ou non.
Expliquer le contexte et le déroulé de la mission de contrôle
Dans le respect du secret professionnel auquel ils sont astreints, les contrôleurs expliquent le contexte et le cadre de la mission de contrôle ainsi que son déroulé.
En revanche, les contrôleurs ne peuvent communiquer sur l’orientation de la procédure à la fin de la mission de contrôle, laquelle relève de la présidente de la CNIL ainsi que, le cas échéant, de la formation restreinte. Toutefois, en cas de constatation d’un défaut de sécurité manifeste entraînant un risque de violation de données personnelles, les contrôleurs sont autorisés à le signaler sur le champ à l’organisme contrôlé.
Se comporter de manière professionnelle, neutre et courtoise
Les contrôleurs mènent leurs investigations avec diligence et professionnalisme afin de concilier les impératifs de la mission de contrôle, le délai d’investigation et les contraintes de l’organisme contrôlé. Ils sont tenus de signaler sans délai à leur responsable hiérarchique au sein de la CNIL les difficultés de nature à entraver le bon déroulement de la mission, ainsi que tout événement susceptible de la remettre en cause, ou encore toute difficulté qu’ils rencontreraient dans l’exercice de leur activité.
Les contrôleurs exercent leurs prérogatives, notamment en matière d’accès aux informations et aux documents des personnes physiques ou morales sollicitées, en conservant une attitude neutre et courtoise. Ils s’abstiennent d’exprimer tout avis personnel.
Lors des contrôles sur place et sur audition, les contrôleurs s’efforcent de laisser un temps suffisant aux personnes concernées pour prendre connaissance des informations qui leur sont communiquées, en appréhender la portée, répondre aux questions posées de façon pertinente, relire les procès-verbaux rédigés par les contrôleurs avant leur signature.
Les agents de la CNIL ne peuvent bénéficier d’aucune invitation, cadeau ou avantage de la part des personnes entendues dans le cadre de la mission de contrôle.
Agir avec diligence
En l’absence de délai fixé par les textes, les missions de contrôle ne sont pas limitées dans le temps. La mission dure le temps nécessaire pour mener à terme les investigations, lesquelles peuvent avoir, en fonction de leur complexité et de leur composante internationale, des délais variables.
Durant le contrôle, les personnes sollicitées doivent aussi avoir des comportements respectueux de la charte de contrôle la CNIL.
Auteur:
Stéphane KOUAKOU-KAN, Juriste en conformité, spécialisé en Numérique, en Gouvernance des données, en lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme.
Pour aller plus loin
- Comportements attendus des personnes lors du contrôle de la CNIL
- Le défaut de coopération avec la CNIL lors d’un contrôle est sanctionnable
- Charte des contrôles de la CNIL, Version du 27 juin 2022
